Kosteneffizientes Facility Management durch Software-Lösungen

Gemeinsame Lösungen finden dank passender Software zur Unterstützung beim Facility Management. - Besprechung & Meeting Bild: @samanthavaughan via Twenty20
Gemeinsame Lösungen finden dank passender Software zur Unterstützung beim Facility Management. - Besprechung & Meeting Bild: @samanthavaughan via Twenty20

Das Facility Management ist mittlerweile weitgehend digitalisiert. Es begann mit der Umwandlung von Dokumenten, Plänen und dergleichen in digitale Versionen. Anschließend wurden diese (zumindest dem Format nach) „neuen“ Daten in internen Datenbanken aufgenommen, die teilweise spezifisch für diese Firmen entwickelt wurden und werden.

Insbesondere heute, da Gateway Lösungen und gleichzeitige Datensicherheit nur ungern von der Stange gekauft werden, wenn betriebliche Anforderungen im Raum stehen.

Durch die Digitalisierung kam es zu inkrementellen Effizienzsteigerungen und sukzessiven Prozessverbesserungen. Jetzt gehen moderne Softwarelösungen für das Facility Management noch einen Schritt weiter, indem sie einen optimierten Workflow durch gemeinsame Daten, die Neugestaltung der Arbeitsprozesse und die Einführung eines Elements der Automatisierung in die Organisation des Teams ermöglichen. Und das Tolle daran: Die gestiegene Nachfrage nach Homeoffice Ansätzen hat zu deutlichen Fortschritten bei der Verbesserung dieser Softwarelösungen geführt.

Gemeinsame Lösungen finden dank passender Software zur Unterstützung beim Facility Management. - Besprechung & Meeting Bild: @samanthavaughan via Twenty20
Gemeinsame Lösungen finden dank passender Software zur Unterstützung beim Facility Management. – Besprechung & Meeting
Bild: @samanthavaughan via Twenty20

Inhaltsverzeichnis

Wie Digitalisierung Facility Management zunehmend durchdringt

Früher war es meist noch zu abstrakt, ein „Return On Investment“ digitaler Initiativen akkurat zu bewerten. Doch gesellschaftliche Entwicklungen diesbezüglich haben die reale Digitalisierung des Facility Managements möglich gemacht – und überdies günstiger denn je. Es gibt zwei Haupttreiber für die digitale Zukunft des Facility Managements.

Die explosionsartige Entwicklung und die Nachfrage der Verbraucher nach Technologie machen digitale Lösungen für den professionellen Einsatz erschwinglich. Unsere Schlagzeilen sind regelmäßig gefüllt mit Geschichten über digitale Trends.

Sei es das neueste iPhone, Smart Home Anwendungen, Home Office Lösungen etc. Dieses konzertierte Streben nach digitaler Transformation hat auch professionelles Equipment zu vernünftigen Preisen zugänglich gemacht. Fortschritte bei Open Source Software und Cloud Diensten haben es Entwicklern ermöglicht, erschwingliche Lösungen zu entwickeln. Und ihre Distribution und allgemeine Benutzerfreundlichkeit sind hürdenloser denn je!

Darüber hinaus wird die Bauindustrie in rasantem Tempo digital – und mit ihr ihre Bauwerke. Es werden von der Pike auf immer mehr technologisch fortschrittliche Lösungen in die Gebäude als Teil ihrer Infrastruktur integriert – siehe technisches Gebäudemanagement. All dies generiert intelligent vernetzte Daten und ebnet den Weg für den digitalen Betrieb. Das schafft auch für das anschließende Facility Management neue Tatsachen. Neue Arbeitsprozesse und Effizienzgewinne durch neue Werkzeuge! Denn nichts anderes ist die Digitalisierung letztlich – ein Werkzeug. Und mit Werkzeug sollte sich der durchschnittliche Hausmeister doch anfreunden können.

Wo kommt Facility Management Software zum Einsatz?

Betriebs- und Wartungsarchive waren früher Ansammlungen von Zeichnungen und Textdokumenten – untergebracht in Ringordnern. Jetzt liegen diese Dokumente als PDFs und digitale Zeichnungen vor.

Es ist deutlich einfacher und günstiger geworden, die Daten zu speichern, zu duplizieren und abzurufen – ganz zu schweigen von ihrer Lagerung und Übermittlung. Allerdings musste man bislang immer noch die Zeichnungen und Dokumente durchsuchen, um das zu finden, was man benötigt und Daten manuell über diverse Quellen hinweg ermitteln. Der nächste Schritt war bzw. ist also der Austausch intelligenter Modelle und strukturierter Daten, für eine maximal agile Arbeitsteilung und Delegation.

In diesem Sinne fungiert moderne Facility Management Software wie eine Drehscheibe für alle relevanten Informationen und als kommunikative Plattform, um Prozesse und alle relevanten Informationszugriffe zu organisieren. Daten, wie verwaltete Räume/Gebäude, verfügbare und/oder notwendige Ausrüstung, Standortinformationen, Zustand des Inventars, Anweisungen und Dokumentationen für Aufgaben und Werkzeuge, bevorstehende Wartungs- und Serviceroutinen usw., werden kontextbezogen bereitgestellt.

All dies lässt sich nun unter einem digitalen Dach organisieren – bereitgestellt durch moderne Facility Management Softwarelösungen. Sie treiben bereits heute Prozesse und Prioritäten voran. Dies gilt umso mehr, wenn man die sich ändernden Bedürfnisse und Wünsche der Endnutzer berücksichtigt, die zunehmend folgende Merkmale für selbstverständlich halten:

  • Automatisch generierte Wartungspläne
  • Automatisch generierte Service Pläne
  • Szenarien für die Ressourcennutzung und erwartete Auswirkungen möglicher Initiativen

Die Kerndaten und die Prozesse arbeiten in einer Endlosschleife zusammen, um die Daten verknüpft, aktuell und integriert zu halten. Daten als Entscheidungshilfe werden dem Betreiber kontextbezogen und akkurat zur Verfügung gestellt. In einem Format, das für seinen Bedarf relevant ist. 3D-Modelle, Grundrisse, Zeitpläne, Textbeschreibungen, Webformulare sind alle (zumindest potenziell) unterschiedliche Ansichten desselben Informationsmodells. Funktionen und Ansichten werden in einer Form bereitgestellt, dass sie der Aufgabe des Benutzers angemessen sind. Bediener und Manager können ihre Arbeit effizient erledigen und gleichzeitig das Archiv auf dem neuesten Stand halten.

Wichtige Innovationsschübe

Die erste Welle der Digitalisierung hat dem Facility Management Digitalkameras, Laserentfernungsmesser, PDF-Dateien und dergleichen beschert. Dies hat die Kosten für die Datenerfassung auf ein sehr niedriges Niveau gesenkt. Und nun wird die Datenerfassung noch billiger und zugänglicher. Die Kamera ist jetzt eine Drohne, die auf jeden Teil des Gebäudes im Außenbereich (und in einigen Fällen auch im Inneren) zugreifen kann. Der Laserscanner kann am Mobiltelefon montiert werden oder ist gar in selbigem enthalten.

 

Professionelle Geräte werden immer erschwinglicher und überdies tragbarer. Aber der wirkliche Fortschritt wird in der Objekterkennung und im maschinellen Lernen liegen. So lässt sich eine Immobilie vor Renovierungen scannen und das System berechnet Werte für Flächenvolumen, Boden-, Wand- und Deckenflächen, Tür-, Fenster- und Möbelzählungen etc. In ähnlicher Weise werden Programme immer besser darin, Baumängel zu identifizieren und sie nach Risiko und Dringlichkeit zu klassifizieren. Es werden diesbezüglich Empfehlungen berechnet, die von einem Betreiber überprüft werden müssen. Dessen Feedback macht wiederum künftige Empfehlungen und Einschätzungen der Programme laufend akkurater.

 

Wer bestimmt die Zukunft des digitalen Facility Management?

Es gibt zwei treibende Kräfte in Puncto digitales Facility Management. Auf der einen Seite sehen wir Regierungsbehörden, Universitäten und Krankenhäuser, die wissen, dass sie mit Blick auf die kommenden Jahrzehnte komplexe Einrichtungen betreiben werden. Wenn heute große Neubauprojekte gestartet werden, ist es insoweit völlig normal, ein digitales Facility Management für die neue Anlage zu implementieren. Spätestens dann sehen die jeweiligen Betreiber, wie sie Facility Management Software und zusammenhängende Prozesse für den Rest ihrer Bestandsstrukturen implementieren können.

 

Wir sehen aber auch viele Newcomer, die Gebäudedaten und digitale Prozesse als Quell neuer Geschäftsmodelle behandeln und sich nicht nur auf die eingesparten Kosten, sondern auch auf die Wertschöpfung konzentrieren. Durch die Verwendung von Daten- und Feedback-Schleifen in jeder Phase der Planung sind diese Organisationen in der Lage, ihre Leistung ständig zu optimieren und einen Mehrwert zu generieren, den andere noch gar nicht auf dem Schirm haben. Gerade in diesem Bereich mag sich noch Erstaunliches tun.

Verfasst von David Reisner

Der Finanz Blog in Österreich wird bereits seit 2007 von mir, David Reisner, betrieben.

Als Experte für Online Marketing und Finanzen in Österreich gibt es hier aktuelle Tipps, Vergleiche und Informationen zu Finanzprodukten, Tarifen und Finanz Nachrichten aus Österreich & der Welt. Privat gelten meine Interessen dem Tanzen, Musik, dem Besuch von regionalen Veranstaltungen und Neuigkeiten aus Technik, Wirtschaft und Wissenschaft.

Ich wohne aktuell in Graz und freue mich immer, neue Dinge kennenzulernen und neue Orte zu entdecken.